Mijn ervaring met Excel projecten en trainingen leren dat klassikale Excel trainingen onvoldoende effectief zijn. 

Wat is wel nodig en wat is de slimme manier om effectief personeel te krijgen met Excel:

1. Kennis: verkrijgen c.q. opfrissen van Excel functies

2. Vaardigheid: gestructureerd oefenen in het gebruik van Excel functies

3. Ervaring: te verkrijgen door zelf Excel toe te passen in de eigen werksituatie

1. Kennis  verkrijgen c.q. opfrissen van Excel functies

Excel kent honderden functies. Maak een selectie welke kennis nodig is, en neem actuele kennis, vaardigheid en behoeften per medewerker in ogenschouw.

Werk bijvoorbeeld met een indeling als volgt:

Office basisfuncties: kopiëren, bestandsfuncties, symbolen, …..

Cellen en werkbladen: invoegen, verwijderen, koppelen, opmaak, …….

Formules: werken met formules; tekst-, logische, financiële formules, …….

Gegevens: sorteren, filteren, validatie, ……

Illustraties: afbeeldingen, vormen, tekstvak, …..

Grafieken: kolom en lijngrafieken, ……

Beveiligen: cellen beschermen, werkbladen beveiligen, werkmap delen, …

Een klassikale training is zeer geschikt voor kennisoverdracht en motivatie, maar eenmalig, duur, algemene voorbeelden, gericht op gemiddeld cursisten niveau. Minimaal noodzakelijk is dan het voordoen van de functies aan de hand van praktisch voorbeelden en zijn oefeningen nodig om de cursist de theorie zelf te laten verwerken. In de praktijk blijkt telkens, dat de tijd voor oefenen in een klassikale training van een dag of dagdeel te gering is om voldoende vaardigheid te krijgen.

Voldoende vaardigheid is belangrijk omdat zonder die vaardigheid de Excel gebruiker door tijdgebrek in de praktijk op te veel frustraties stuit en de motivatie uit de training snel verdwijnt. De voordelen voor de onderneming bij een serieuze inzet van Excel, kunnen dan voor langere tijd onbereikbaar worden.

Ook indien men zich beperkt tot een klein aantal functies is vaardigheid niet in één keer te leren, maar is tijd voor oefenen noodzakelijk. Dat lukt alleen als het oefenen direct nuttig is voor het werk van dat moment.

Cruciaal

Kortom het is cruciaal dat de werknemer begeleid wordt gebracht in een op maat gesneden en op de actuele praktijk gericht Excel oefen materiaal. Het “oefenresultaat” wordt dan uiteindelijk een waardevol bedrijfsmiddel. De investering daarin is dan verantwoord, inspirerend voor de afdeling en super motiverend voor de medewerker.

Oplossingen voor brede motivatie voor het trainen van Excel vaardigheden in een volgend artikel.